Nach den vergangenen Monaten braucht man ihn heuer wohl mehr als je zuvor: einen entspannten Urlaub. Um die freien Tage auch wirklich genießen zu können, ist bereits die Zeit vor dem Urlaub entscheidend. Grübelt man über offene Projekte oder Dinge, die man nicht mehr erledigen konnte, schleicht sich die Arbeit in den Urlaub und der Erholungseffekt fällt geringer aus.

Damit man die freien Tage auch wirklich genießen kann und nicht bei der Rückkehr von einem noch größeren Berg an Arbeit begrüßt wird, gibt es einige Dinge zu beachten.

Die Urlaubsübergabe.

Kümmern Sie sich früh genug um eine Vertretung und informieren Sie die Person auch früh genug. Im Idealfall spricht man sich zwei Wochen vor Urlaubsantritt noch einmal ab und tauscht zum Beispiel wichtige Kontakte aus:

• Welche Dinge sind zu tun?
• Wo gibt es offene Fragen oder Unklarheiten?
• Wie müssen Prioritäten gesetzt werden?
  

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Checkliste für die Urlaubsvertretung.

Halten Sie wichtige Details für die Urlaubsvertretung schriftlich fest. Man sollte sich auch früh genug fragen, ob alle Aufgaben an eine Person weitergegeben werden können oder ob man sie nicht besser auf mehrere Personen aufteilen sollte.

Gehen Sie vor Ihrem Urlaubsantritt auch noch einmal folgende Punkte durch:

• Hat meine Vertretung Zugang zu allen Programmen?
• Hat meine Vertretung die wichtigsten Kontakte?
• Habe ich meiner Vertretung alle wichtigen Unterlagen kompakt gesammelt übergeben?
  

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Aufräumen.

Vor dem Urlaub sollte man auch auf dem Schreibtisch, aber auch noch einmal im Posteingang für Ordnung sorgen. So kann man sicher sein, dass man vom Urlaub nicht wieder direkt ins Chaos köpfeln muss. 

Die Abwesenheitsnotiz.

Ihre Kollegen und auch wichtige Geschäftspartner wissen bereits, wann Sie auf Urlaub sind. Trotzdem ist es wichtig, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Sie sollte folgende Informationen beinhalten:

• den genauen Zeitraum Ihres Urlaubs
• für dringende Fälle: den Namen und die E-Mail-Adresse Ihrer Urlaubsvertretung
• den Hinweis, ob und wenn ja, an wen die Mails weitergeleitet werden
• bei internationalen Kontakten sollte man auch eine englische Variante einrichten
  

  Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz

  Vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider kann ich Ihnen derzeit nicht persönlich antworten. Ich bin erst ab XX.XX.2020 wieder an meinem Arbeitsplatz und habe bis dahin keinen Zugriff auf meine Mails. Sobald ich zurück bin, werde ich mich um meine unbeantworteten E-Mails kümmern. Ich bitte um Ihr Verständnis, dass es aufgrund der hohen Zahl eingegangener E-Mails einige Tage dauern kann, bis ich Ihnen antworte. Während meiner Abwesenheit steht mein Kollege XXXX XXXX (Telefon, E-Mail-Adresse) in dringenden Angelegenheiten als Ansprechpartner zur Verfügung. Mit besten Grüßen XXX.

Denken Sie auch an Ihren Festnetzanschluss und lassen Sie die Anrufe an die Urlaubsvertretung weiterleiten - aber nur in Absprache mit Ihrer Vertretung!