Zig Tausende Autos rollen zur Urlaubszeit Richtung Ferien – darunter auch ein erheblicher Anteil an Firmenfahrzeugen, die Mitarbeitern von ihren Unternehmen zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt werden. Allerdings herrscht laut den Experten von LeasePlan bei vielen Dienstwagennutzern immer wieder Unsicherheit darüber, welche Rechte und Pflichten es bei privaten Urlaubsfahrten zu beachten gilt.

Viele Unternehmen regeln die private Dienstwagennutzung in der so genannten Car Policy oder in einer Betriebsvereinbarung. Darin ist festgehalten, ob überhaupt mit dem Dienstwagen in den Urlaub gefahren werden darf, in welchem Ausmaß private Fahrten ins Ausland zulässig sind und wer den Firmenwagen lenken darf. Auch Fragen zum Versicherungsschutz, zu Kilometerbeschränkungen und zur Kostenübernahme, zum Beispiel bei Tankungen mit der Tankkarte, sind von Bedeutung. Die meisten Unternehmen zeigen sich bei der Privatnutzung des Firmenwagens großzügig: In einer LeasePlan-Umfrage unter Fuhrparkleitern gaben alle Befragten an, dass ihre Car Policy Urlaubsfahrten mit dem Auto gestattet.

Benutzungsbewilligung für Dritte

Bei einem Dienstwagen ist der Lenker laut Zulassungsschein nicht gleich der Besitzer des Autos. Dieser Umstand kann mitunter zu unangenehmen Situationen im In- und Ausland führen. Daher ist es ratsam, auf Reisen stets eine Benutzungsbewilligung bei sich zu haben – und das im besten Fall mehrsprachig. Nicht immer wird nur der Mitarbeiter selbst den Dienstwagen nutzen, denn vor allem bei langen Fahrten macht ein Fahrertausch Sinn. Dürfen laut Car Policy auch Mitreisende das Fahrzeug lenken, sollte daher für alle lenkberechtigten Personen eine Benutzungsbewilligung mitgeführt werden. Manche Länder erfordern dafür spezielle Formulare, wie beispielsweise die ‚Delega‘ in Italien.

Tritt der Worst Case ein und es kommt während der Urlaubsfahrt zu einem Unfall, können im Vorfeld getroffene Vorkehrungen die Situation erleichtern. Firmenwagennutzer sollten dabei wissen, ob und welche Unfall- und Pannenhilfen mit dem Dienstgeber vereinbart sind. Dienstwagennutzer sind vor Urlaubsantritt also gut beraten, sich über alle Rahmenbedingungen zu erkundigen.