Die Betriebskostenabrechnung über das Vorjahr muss nach dem Mietrechts-gesetz bis spätestens 30. Juni gelegt werden. Bei Mietverhältnissen, welche nicht durch das Mietrechtsgesetz geschützt werden, hängt es von der Vertragsvereinbarung ab, jedenfalls sind auch hier bei Vorauszahlungen regelmäßige Abrechnungen zu erstellen.
Die Abrechnung laut Mietrechtsgesetz muss vollständig und nachvollziehbar sein. Sie hat ein übersichtliches Verzeichnis aller Ein-nahmen und Ausgaben zu enthalten. Eine Kontrolle muss durch die jeweilige Bezeichnung der dazugehörigen Belege möglich sein. Jeder Mieter soll sich daraus ein Bild machen können, welche Rückzahlungsforderungen oder Nachzahlungen aus der Gegenüberstellung von bezahlten Pauschalraten und effektiv aufgelaufenen Kosten entstehen.
Im Rahmen einer Belegeinsichtnahme reicht eine Angabe von Summenpositionen nicht aus. Hier müssen zum Beispiel beim Wasser sämtliche Vorschreibungen des Wasserwerks datumsmäßig dargestellt
werden, sodass für den Mieter ersichtlich ist, wie sich die Gesamtsumme Wasser im Einzelnen zusammensetzt. Die Jahresabrechnung selbst muss im Haus eingesehen werden können, bei den Belegen reicht es aus, wenn diese in der Verwaltung aufliegen.