Pling. Pling. Pling. Im Sekundentakt springen am Bildschirmrand des Computers kleine Fenster auf, die alarmieren, dass neue E-Mails im Posteingang eingelangt sind. Im ohnehin nicht stressfreien Arbeitsalltag sorgt das für zusätzliche Ablenkung, Druck und Verpflichtungsgefühle. Schließlich wird (oder könnte) es sich um eine wichtige Nachricht handeln, die beantwortet oder bearbeitet werden will. Das Resultat: Die Konzentration ist dahin, der Ärger (über ein doch weniger dringliches oder gar völlig wertloses Mail) meist da.
Kleiner wird diese Mischung aus Belastung und Belästigung nicht. Im Gegenteil. Der durch die Corona-Beschränkungen forcierte Trend zu Homeoffice oder andere Arten von Fernarbeit abseits des Büros haben die E-Mail-Flut weiter anwachsen lassen. Die räumliche Trennung von Arbeitskollegen verunmöglichten spontane Live-Besprechungen, schnelle Bestätigungen über den Schreibtisch hinweg oder kurze Abklärungstreffen am Gang. Für alles und jede Kleinigkeit werden – während und abseits von Videokonferenzen – E-Mails geschrieben und verschickt, entgegengenommen und beantwortet. Das Distance Working löst sich jetzt zwar langsam auf, die E-Mail-Flut aber ist geblieben. Was kann man dagegen tun? Wie lässt sich die Produktivität hochhalten, die Übersicht bewahren und eine für alle Seiten praktikable Kommunikation aufrechterhalten?
Mail-Diät. Es klingt banal, das biblische Gebot „Was Du nicht willst, dass man Dir tut, das füg’ auch keinem anderen zu“ hilft aber. Vor jeder E-Mail überlegen, ob es tatsächlich notwendig ist und der Sache nützt. Sich fragen, ob Antworten nicht anderweitig zu finden sind? Ob ein Anruf nicht schneller wäre?
Bewusst adressieren. Massenverteiler sind praktisch für den Versender – aber eine Plage für alle, die eine Nachricht eigentlich nicht betrifft.
Blockabfertigung. Ein Vorteil von E-Mails ist die Möglichkeit der asynchronen Kommunikation. Mails müssen nicht sofort gelesen und bearbeitet werden. Effizienter ist es, sie blockweise zu beantworten. Regelmäßige fixe Zeitfenster festlegen, in denen man sich um Postfacheingänge kümmert, sich ansonsten der aktuellen Arbeit widmen – das steigert die Effizienz und senkt das Ablenkungspotenzial.
Sofort antworten. Mails, die sich sofort beantworten lassen, auch sofort beantworten. Andere entweder gleich löschen oder in einen eigenen „Zu bearbeiten“-Ordner verschieben.
Spam filtern. Leistungsstarke Filterprogramme, die Junkmails herausfischen, verdünnen die Flut. Allerdings können dort auch wichtige Nachrichten verschwinden.
Dialoge verdichten. Abkürzungen sparen (meist) Zeit – auch im Mailverkehr. Wer Dialoge strafft, kommt schneller zu einem Ergebnis. Nicht in einer E-Mail erst einmal fragen, ob und wann das Gegenüber Zeit hat und auf eine Antwort warten, sondern gleich eigene Terminvorschläge mitschicken. Nicht erst um eine Meinung zu einem Thema fragen und auf eine Reaktion warten, sondern gleich den eigenen Standpunkt mitschicken.
Spielregeln festlegen. Für die interne Kommunikation klare Regeln festlegen. Beispielsweise, dass ein „In-CC-Setzen“ nur als Information gedacht ist, aber keine Reaktion erwartet wird. Und selbst Freundlichkeitsformeln können in der Masse ärgern. Auch ein nett gemeintes „Danke“ als schnelle Antwort generiert meist ein „Gerne“ als nächstes „Ping“-Signal im Posteingang.
Abwesenheitsnotiz aktivieren. Um nach einem Urlaub oder einer Dienstreise nicht in Massen von E-Mails zu ersticken, in Abwesenheitsnotizen auf Vertretungen hinweisen.