1. Die Betreffzeile
Die Betreffzeile ist der erste Eindruck bei einer Mail. Wir bekommen im Schnitt 121 E-Mails an einem Arbeitstag, davon werden nur 34 Prozent geöffnet. Wie schafft man es also, dass die Mail gelesen wird?
Ein erster wichtiger Schritt: Sagen Sie, was Sie wollen, und das sofort in der Betreffzeile.
Aber ist das nicht unhöflich? Dabei kommt es auf den Verlauf der Korrespondenz und die Umstände an, so der Experte. Guy Katz: "Höflichkeit kostet oftmals viel zu viel Zeit und bringt nichts – zumindest was das Thema E-Mail angeht. Deswegen wird eine erste Mail auch noch anders beginnen als eine zweite oder dritte. In Teams empfehle ich daher auch, einmal ein Teammeeting abzuhalten, indem man sagt: Leute, hier brauchen wir keine Höflichkeit."
2. Digitale Körpersprache
"Sie ist ein Versuch, dieser schwarz auf weiß geschriebenen E-Mail etwas Farbe zu geben", so Guy Katz.
Sein Rat: unterschiedliche Interpunktion einsetzen. "Ein Ausrufezeichen am Ende des Satzes klingt ganz anders im Kopf als ein Punkt. Ein Punkt klingt sehr geschlossen. Vielleicht kann man ab und zu ein Ausrufezeichen verwenden."
Auch Emojis sind erlaubt. "Sie bringen zumindest ansatzweise Farbe sowie Emotionen rein. Man kann auch dezent anfangen mit einem Schwarz-Weiß-Emoji – als kleines Lächeln am Ende des Satzes." Katz vergleicht die digitale Körpersprache mit Gewürzen. "Je nach Kultur, Hintergrund und Thema verwenden, einmal mehr oder weniger und dann auch einmal gar nichts."
3. Die Länge
Wie zuvor erwähnt, landen an einem Arbeitstag durchschnittlich 121 E-Mails in unserem Posteingang. "Deswegen gilt die Devise: je kürzer, desto besser", erklärt Wirtschaftsprofessor Guy Katz. "Sie hatten zum Beispiel in Ihrer E-Mail an mich 36 Wörter, das ist perfekt." Katz bezieht sich hier auf eine von NYU und MIT durchgeführte Studie zur Reaktionszeit, die zeigte, dass Mails, deren Inhalt unter 40 Wörtern lag, schneller beantwortet wurden.
4. Der Name
"Ich erwähne hier gerne Dale Carnegies 'Wie man Freunde gewinnt'. Es geht darum, wie man sich bei Menschen beliebt macht. Einer seiner Punkte ist, dass der Name für jeden das schönste und süßestes Wort der Welt ist. Er sagt: Allein, wenn man den Namen des anderen in der Konversation immer wieder sagt, macht man sich beliebt, weil es bedeutet, dass man aufmerksam ist."
Deshalb: Achten Sie darauf, dass der Name des Adressaten korrekt geschrieben ist. Guy Katz rät auch, den Namen immer wieder einzubauen, da Mails gar nicht wirklich gelesen, sondern einfach nur überflogen werden. Der Name lenkt den Fokus auf diesen einen Satz. Verbundenheit schafft man auch, wenn man Namen gemeinsamer Bekannter einfließen lässt.
