Sie haben vor Kurzem einen virtuellen TEDx-Vortrag gehalten. Thema: Wie man die perfekte E-Mail schreibt. Wie kamen Sie darauf?
Guy Katz: Weil manchmal die wichtigsten Dinge vernachlässigt werden. Kleine Dinge mit großer Auswirkung. Ich mache viele Schulungen und Trainings für bekannte Marken. Mitarbeiterschulungen wie man am besten mit Kunden verhandelt und umgeht. Ich bin also sozusagen ein Professor für Überzeugung und Verhandlung. Manche Schulungen dauern mindestens drei Tage und irgendwann in diesen drei Tagen, sprechen wir eine halbe Stunde über E-Mails. Am Ende haben mir die Teilnehmer aber immer wieder gesagt, dass genau diese Tipps am wichtigsten für sie waren. Alles, was Verkäufer wollen, ist ja eine Antwort.
Sollte das Verfassen von Mails in der Schule unterrichtet werden?
Ja, vor allem, weil es nicht länger als ein oder zwei Stunden dauert, es jemandem beizubringen. Wir schreiben täglich im Schnitt 40 E-Mails, aber keiner hat uns jemals gezeigt, wie man das am besten macht.
Wie schnell sollte man beispielsweise auf Mails antworten?
Man sollte sofort antworten, auch wenn man gar keine Antwort hat. Ein kurzes „Ok, ich kümmere mich“ oder „ich habe darauf jetzt noch keine Antwort“, weil dann weiß das Gegenüber – ok, die Mail ist angekommen und wurde gelesen.
Viele wechseln zwischen Handy und Laptop hin und her, dabei vergisst man schnell auf wichtige Mails zu antworten, weil sie als „gelesen“ markiert sind. Da verlieren sogar die Organisiertesten den Überblick. Wie kann man Ordnung in den Posteingang bringen?
Da habe ich eine einfache Methode, die nur sehr wenige kennen. Die Pin-Funktion im Mailprogramm, die eine rote Flagge als Symbol hat. Sie ist die beste und vor allem am wenigsten bekannte Funktion und hilft einem, nicht erledigte Mails zu markieren. Es ist extrem wichtig, diese kleine Hilfestellung, zu nutzen. Dann hat man einen viel besseren Überblick und übersieht auch keine wichtige Mail mehr.
Hat es die elektronische Post derzeit noch schwerer, gelesen zu werden, weil derzeit noch mehr digital stattfindet?
Ich glaube, es werden jetzt viel mehr E-Mails verschickt. Ich denke aber auch, dass sie besser sind, weil man eben weniger Zeit hat. Es ist automatisch so, dass man, wenn man viel schreiben muss, kürzer wird und schneller auf den Punkt kommt. Vielleicht hat es auch geholfen, Mails besser zu machen.
Wie entscheidet man, ob Mail oder Anruf besser geeignet sind?
Ich erzähle hier immer die Geschichte meines Chefs in einem großen deutschen Konzern, der mich vor zehn Jahren mit einer Mail verabschiedet hat, weil er keine Zeit für ein Treffen hatte. Das geht gar nicht. Es gibt E-Mails, die keine E-Mails sein dürfen. Ich finde, sobald es komplexer wird als eine Ja/Nein-Frage, ist der Anruf fast immer besser. Außer sie ist reine Information wie „hier die Notizen von gestern“.
