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Sie haben PostSo schreiben Sie die perfekte E-Mail

Der Münchner Wirtschaftsprofessor Guy Katz hat sich gefragt, warum Mails so oft unbeantwortet bleiben. Wie seine Tipps lauten und wie man Ordnung in seine Mails bekommt.

© Marie Maerz - stock.adobe.com
 

Sie haben vor Kurzem einen virtuellen TEDx-Vortrag gehalten. Thema: Wie man die perfekte E-Mail schreibt. Wie kamen Sie darauf?
Guy Katz: Weil manchmal die wichtigsten Dinge vernachlässigt werden. Kleine Dinge mit großer Auswirkung. Ich mache viele Schulungen und Trainings für bekannte Marken. Mitarbeiterschulungen wie man am besten mit Kunden verhandelt und umgeht. Ich bin also sozusagen ein Professor für Überzeugung und Verhandlung. Manche Schulungen dauern mindestens drei Tage und irgendwann in diesen drei Tagen, sprechen wir eine halbe Stunde über E-Mails. Am Ende haben mir die Teilnehmer aber immer wieder gesagt, dass genau diese Tipps am wichtigsten für sie waren. Alles, was Verkäufer wollen, ist ja eine Antwort.

Sollte das Verfassen von Mails in der Schule unterrichtet werden?
Ja, vor allem, weil es nicht länger als ein oder zwei Stunden dauert, es jemandem beizubringen. Wir schreiben täglich im Schnitt 40 E-Mails, aber keiner hat uns jemals gezeigt, wie man das am besten macht.

Zur Person

Guy Katz ist Professor an der Münchner FOM-Hochschule mit den Schwerpunkten Internationales Management, Verhandlungen und Strategische Unternehmensführung.


Wie schnell sollte man beispielsweise auf Mails antworten?
Man sollte sofort antworten, auch wenn man gar keine Antwort hat. Ein kurzes „Ok, ich kümmere mich“ oder „ich habe darauf jetzt noch keine Antwort“, weil dann weiß das Gegenüber – ok, die Mail ist angekommen und wurde gelesen.

Viele wechseln zwischen Handy und Laptop hin und her, dabei vergisst man schnell auf wichtige Mails zu antworten, weil sie als „gelesen“ markiert sind. Da verlieren sogar die Organisiertesten den Überblick. Wie kann man Ordnung in den Posteingang bringen?
Da habe ich eine einfache Methode, die nur sehr wenige kennen. Die Pin-Funktion im Mailprogramm, die eine rote Flagge als Symbol hat. Sie ist die beste und vor allem am wenigsten bekannte Funktion und hilft einem, nicht erledigte Mails zu markieren. Es ist extrem wichtig, diese kleine Hilfestellung, zu nutzen. Dann hat man einen viel besseren Überblick und übersieht auch keine wichtige Mail mehr.

Hat es die elektronische Post derzeit noch schwerer, gelesen zu werden, weil derzeit noch mehr digital stattfindet?
Ich glaube, es werden jetzt viel mehr E-Mails verschickt. Ich denke aber auch, dass sie besser sind, weil man eben weniger Zeit hat. Es ist automatisch so, dass man, wenn man viel schreiben muss, kürzer wird und schneller auf den Punkt kommt. Vielleicht hat es auch geholfen, Mails besser zu machen.

Wie entscheidet man, ob Mail oder Anruf besser geeignet sind?
Ich erzähle hier immer die Geschichte meines Chefs in einem großen deutschen Konzern, der mich vor zehn Jahren mit einer Mail verabschiedet hat, weil er keine Zeit für ein Treffen hatte. Das geht gar nicht. Es gibt E-Mails, die keine E-Mails sein dürfen. Ich finde, sobald es komplexer wird als eine Ja/Nein-Frage, ist der Anruf fast immer besser. Außer sie ist reine Information wie „hier die Notizen von gestern“.

1. Die Betrefftzeile

Sie ist der erste Eindruck bei einer Mail, die im Postfach landet. Wir bekommen im Schnitt 121 E-Mails an einem Arbeitstag, davon werden nur 34 Prozent geöffnet. Wie schafft man es also, dass die Mail gelesen wird? Ein erster wichtiger Schritt: Sagen Sie, was Sie wollen und das sofort in der Betreffzeile.

Aber ist das nicht unhöflich? Dabei kommt es auf den Verlauf der Korrespondenz und die Umstände an, so der Experte. Guy Katz: „Höflichkeit kostet oftmals viel zu viel Zeit und bringt nichts – zumindest was das Thema E-Mail angeht. Deswegen wird eine erste Mail auch noch anders beginnen, als eine zweite oder dritte. In Teams empfehle ich daher auch, einmal ein Teammeeting abzuhalten, indem man sagt: Leute, hier brauchen wir keine Höflichkeit.“

2. Digitale Körpersprache

„Sie ist ein Versuch, dieser Schwarz-auf- Weiß geschriebenen E-Mail etwas Farbe zu geben“, so Guy Katz. Sein Rat: unterschiedliche Interpunktion einsetzen. „Ein Ausrufezeichen am Ende des Satzes klingt ganz anders im Kopf als ein Punkt. Ein Punkt klingt sehr geschlossen. Vielleicht kann man ab und zu ein Ausrufezeichen verwenden.“

Auch Emojis sind erlaubt. „Sie bringen zumindest ansatzweise Farbe sowie Emotionen rein. Man kann auch dezent anfangen mit einem Schwarz-Weiß-Emoji – als kleines Lächeln am Ende des Satzes.“ Katz vergleicht die digitale Körpersprache mit Gewürzen. „Je nach Kultur, Hintergrund und Thema verwenden, einmal mehr oder weniger und dann auch einmal gar nichts.“

3. Die Länge

Wie zuvor bereits erwähnt, landen an einem Arbeitstag durchschnittlich 121 E-Mails in unserem Posteingang. „Deswegen gilt die Devise: Je kürzer, desto besser“, erklärt Wirtschaftsprofessor Guy Katz. „Sie hatten zum Beispiel in Ihrer E-Mail an mich 36 Wörter, das ist perfekt.“ Katz bezieht sich hier auf eine von NYU und MIT durchgeführte Studie zur Reaktionszeit, die zeigte, dass Mails deren Inhalt unter 40 Wörtern lag, schneller beantwortet wurden.

„Wenn man etwas haben will, kann man es auch mit 40 Wörtern erreichen. Mit jedem zusätzlichen Wort wird auch die Reaktionszeit länger. Je länger und komplexer E-Mails sind, desto größer wird die Gefahr, nicht so schnell eine Antwort oder überhaupt eine Antwort zu erhalten.“

4. Der Name

„Ich erwähne hier gerne Dale Carnegies ,Wie man Freunde gewinnt’. Es geht darum, wie man sich bei Menschen beliebt macht. Einer seiner Punkte ist, dass der Name, für jeden das schönste und süßestes Wort der Welt ist. Er sagt: alleine, wenn man den Namen des anderen in der Konversation immer wieder sagt, macht man sich beliebt, weil es bedeutet, dass man aufmerksam ist.“

Deshalb: Achten Sie darauf, dass der Name des Adressaten korrekt geschrieben ist. Guy Katz rät auch, den Namen, immer wieder einzubauen, da Mails gar nicht wirklich gelesen, sondern einfach nur überflogen werden. Der Name lenkt den Fokus auf diesen einen Satz. Verbundenheit schafft man auch, wenn man Namen gemeinsamer Bekannter einfließen lässt.

Kommentare (4)
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melahide
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Jetzt

könnten wir die Sinnfrage stellen, ob es „das“ oder „die“ E-Mail heißt.

bam313
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Ähm - gute Frage ... ;-)

Lassen sie uns das Pferd verkehrt herum aufzäumen:
Heißt es die Post oder das Post?
Heißt es der Brief oder das Brief?
Oder heißt es das Schreiben oder der Schreiben?
Haben sie meinen auflockernden Smiley gesehen?

Definieren wir noch genauer:
Das elektronische Schreiben, der elektronische Brief oder auch die elektronische Post.
Jetzt haben wir den Pallawatsch ... *lach*
Ich habe mir das E-Mail angewöhnt, obwohl man eigentlich alle 3 Artikel verwenden könnte.
Es ist ja auch ein englischsprachiger Begriff und die Briten und Amis haben es nicht so mit Artikeln.
I got an E-Mail or also called an electronic letter or an electronic post(ing) ...
Die Englischsprachigen sprechen immer von es, da es (it) eine Sache ist.
So ist es auch für einen englischsprachigen Schüler, welcher Deutsch lernen möchte, am einfachsten zu verstehen.

Aber "Wie schreibe ich ein E-Mail korrekt" ist schon strange.
Ein E-Mail ist immer situationsabhängig.
War das so ein Kurs NLP), den unser Basti belegt hatte? *lach*

Mezgolits
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Wir schreiben täglich im Schnitt 40 E-Mails, ...

Vielen Dank - aber so viele schaffe ich nicht. Erfinder StM

bam313
1
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Boah ...

Beruflich (technischer Bereich) ist das noch an der unteren Grenze, dabei sind doppelt so viele Mails täglich nicht ungewöhnlich.
Es wird viel seltener telefoniert, weil man dann auch alles sofort schriftlich und damit dokumentiert hat.
Mitte der 90-er musste ich in der Firma noch händische Telefonnotizen schreiben, welche zu den Akten kamen ...