Die Digitalisierung ist in aller Munde. Für viele Unternehmen bedeutet die Umstellung hin zur digitalen Aktenführung aber einen nicht zu unterschätzenden Kraftakt. Das Projekt „Digitales Datenmanagement“ sollten Sie dennoch angehen! Starten Sie am besten mit Ihrem bestehenden Archiv. Ein Tipp vorweg: Fehlen Ihnen für die Umstellung die nötigen Ressourcen, das Know-how oder die technischen Mittel ist das Zuziehen eines professionellen Anbieters für DSGVO-konforme Digitalisierung empfehlenswert, wie der REISSWOLF Österreich GmbH.

Akten digitalisieren – warum überhaupt?

Für die Digitalisierung Ihrer Aktenstapeln sprechen viele Gründe. So beansprucht Ihr Aktenlager in Papierform vermutlich nicht gerade wenig an Platz – überlegen Sie sich, was Sie an Lagerkosten sparen könnten, würde die analoge Aufbewahrung entfallen. Und fragen Sie sich: Sind Ihre Unterlagen überhaupt gut gesichert? Wie gefeit ist Ihr Lager etwa vor Schimmelbefall (gerade bei Lagerräumen im Keller), vor Feuer, Überschwemmung oder gar vor Einbruch? Zudem können Sie durch die strukturierte Ablage Ihrer Unterlagen in digitaler Form Zeit sparen – immerhin ist der Weg ins Lager und das Suchen des jeweiligen Papiers nicht mehr notwendig.

Was soll digitalisiert werden, was kann weg?

Sie haben sich für die Digitalisierung entschieden? Sehr gut! Beginnen Sie jedoch nicht kopflos quer durch die Bank Ihr gesamtes Archiv einzuscannen. Über die Jahre sammelt sich meist ein recht beachtlicher Stapel an Dokumenten an, die in der Zwischenzeit bereits hätten entsorgt werden können. Misten Sie daher zuerst aus. Achtung! Stellen Sie dabei sicher, dass nicht unabsichtlich Dokumente vernichtet werden, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Und: Achten Sie bei Unterlagen, die entsorgt werden können, auf die DSGVO-konforme Vernichtung! Ist der Aktendschungel gelichtet, legen Sie als nächsten Schritt eine Prioritätenliste an. Wenn Sie die Digitalisierung selbst durchführen möchten, ist es sinnvoll, sich beginnend bei den am meisten hin zu den am wenigsten in Gebrauch befindlichen Unterlagen durchzuarbeiten.

Gehen Sie professionell vor

Sobald Sie nun Ihre Akten vorbereitet haben, kann es ans Eingemachte gehen. Überlegen Sie, ob der Digitalisierungsprozess bei Ihnen im Haus durchgeführt werden kann oder ob eine Auslagerung sinnvoller ist. Um die Digitalisierung selbst durchzuführen, müssen Sie über die nötigen technischen Mittel, zeitliche Ressourcen und das entsprechende Know-how verfügen. Die Arbeit mit OCR – Texterkennung ist ratsam, zudem sollte die Scan-Auflösung bei mindestens 300 dpi liegen. Wichtig: Das A und O im Digitalisierungsprozess ist die Indexierung Ihrer Daten, um sicherzustellen, dass diese sinnvoll abgelegt und schnell wieder gefunden werden können. Überlegen Sie zudem, wie Sie Ihre Daten am besten speichern, um zum einen deren Sicherheit zu gewährleisten, zum anderen Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein möglichst flexibles Arbeiten zu ermöglichen. Tipp: Investieren Sie in ein sicheres und zeitgemäßes Dokumentenmanagementsystem!

Entstanden in Kooperation mit der REISSWOLF Österreich GmbH.