AufräumenSieben Tipps: Wie man den Arbeitsplatz von Ballast befreit

Bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit kann man laut einer aktuellen Studie beim Suchen nach Unterlagen liegen lassen. Tipps, wie man bei der Arbeit aufräumt und sich damit viel Zeit spart.

Grafik: Stress im Job
Wenn die Aktenberge Überhand nehmen, sollte der Schreibtisch entrümpelt werden © (c) fotozick - stock.adobe.com
 

1. Der Ist-Zustand
Zu viel Zeit mit dem Suchen von Dingen zu vergeuden, ist nicht nur lästig. Auch wenn man Kundenkontakt hat, ist es wichtig, das eigene Reich unter Kontrolle zu haben. Es reicht ein Blick auf den Schreibtisch: Stapeln sich Unterlagen, Bücher, türmt sich Krimskrams - kurz, ist er hoffnungslos überfrachtet, sollte man tätig werden. Dann kann man sich auch wieder auf die Kernaufgaben konzentrieren.

2. Die Typsache
Aus welchen Gründen man es auch zur Unordnung gebracht hat - ob man nun Dinge hamstert, Arbeit stapelt, um sie „später“ zu erledigen“, oder aus Nostalgie an Unterlagen hängt -, wer die Gründe erkennt, hat schon halb gewonnen. Nun ist Planen mit System gefragt. Dazu dienen etwa - altmodisch, aber wirkungsvoll - analoge und auch digitale Kalender.

3. Der innere Schweinehund
Alles, was erledigt werden muss, kann man unter drei Dringlichkeitsstufen notieren. Sofort, morgen oder in den nächsten zwei Tagen. Wer sich keine Zeitfenster für seine Aufgaben setzt, wird die Erledigung vertrödeln und den inneren Schweinehund nicht besiegen. Deshalb darf ruhig die Erinnerungsfunktion am Handy aktiviert werden.

4. Die Leistung
Ist der Schreibtisch einmal von Ballast befreit, prüft man sich erneut: Wann erreicht man sein Leistungshoch, wann das -tief? Ist man Morgenmuffel oder Nachteule? Diffizile Aufgaben wird man nur bewältigen, wenn man konzentriert ist. E-Mails beantworten, Dinge ordnen, Termine fixieren - das schafft man auch, wenn die Konzentration im Keller ist.

5. Die Nachhaltigkeit
Wer sich die Ordnung bewahren will, muss nachhaltig agieren. Hält man eine Aussendung in der Hand, trifft man die Entscheidung sofort: weitergeben, wegwerfen oder archivieren? Wer das Schriftstück einmal ablegt, um später darüber nachzudenken, wird bald wieder vor Papierbergen stehen. Und: Auch E-Mails können gleich beurteilt werden.

6. Die Ablage
Zwei Flächen für die Ablage sollten pro Schreibtisch ausreichen. Eine für den Eingang/Ausgang von Schriftstücken. Und eine für die wichtigen Dokumente. Umschläge von Briefsendungen gleich entsorgen. Und: Je größer die Entsorgungsboxen, desto mehr wird man vernichten. Vertrauliches wird im Aktenvernichter unleserlich gemacht.

7. Die Motivation
Wenn man schon gefühlte Massen entsorgt hat und der Schreibtisch noch immer vollgeräumt ist, nur nicht entmutigen lassen. Wer sich jeden Tag rund eine Viertelstunde Zeit nimmt, die Altlasten durchzusehen, zu sortieren und zu entsorgen, darf sich auf die Schulter klopfen - in der Zeit ist schon eine ganze Menge zu schaffen.

Kommentare (1)

Kommentieren
Amadeus005
1
3
Lesenswert?

Sind die Tipps nicht schon fast prähistorisch?

Heute gibt es am Schreibtisch eher nur das Kaffeehäferl und den Computer. Aber hinter dem sauberen Bildschirmschoner verstecken sich 100e wirr abgelegte Dokumente, Notizen, Messages, ... die man aus vielen Quellen bekommt? : Emsil-Adressen, 5 Messenger, Projektsoftware, ...

Antworten