Reinen Tisch machen im Büro

Wussten Sie, dass uns das Wühlen in Aktenstapeln bis zu 38 Prozent wertvolle Arbeitszeit kosten kann? Wie Sie Ihren Schreibtisch von unnötigem Ballast befreien, erklärt die Organisationsmanagerin Brigitte Ziemendorf.

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Ein Indiz, dass Sie das große Ausmisten am Arbeitsplatz wirklich nicht mehr länger aufschieben sollten, ist, wenn Ihnen liebe Kollegen einen Zettel mit derAufschrift "Arbeitsplatz nach Feng pfui" auf einen ihrer zig Stapel kleben. Zählen Sie auch zu jenen chronischen Chaoten, die manchmal fluchend dabei ertappt werden, den Vertrag, die Interview-Mitschrift, die Foto-CD oder die Visitenkarte des Vertriebsleiters vom letzen Business-Dinner zu suchen?

Vom Künstler zum Hüter. Dann stellen Sie sich bestimmt regelmäßig Fragen wie: Lassen sich Ablagekünstler überhaupt zu Ordnungshütern umpolen? Und warum bitteschön soll ich aufräumen, wenn die Unterlagen irgendwann zwischen Zetteln und Essensresten schon wieder von alleine auftauchen werden? Ganz einfach. Weil Sie sich dadurch den Job – und das Leben – gehörig erleichtern: "Sie haben auf diese Weise plötzlich mehr Zeit für die Kernaufgaben", erklärt die Unternehmensberaterin und Organisationsmanagerin Brigitte Ziemendorf von Hellen Consult in Wien. Wer direkten Kundenkontakt hat, für den ist ein ordentliches Reich Pflicht.

Wie's funktioniert? "In nur einer Stunde Gespräch am Tisch lassen sich Vor- und Nachteile des aktuellen Organisationsmanagments eruieren", sagt die Expertin, die den Tatort Büro ihrer Kunden heimsucht.

Ihre Tipps, um endlich reinen Tisch zu machen.

Schwachstellen entlarven. Am Beginn des Entrümpelns steht eine Situationsanalyse: "Wo sind die größten Schwachstellen? Wo und wann kommt es zu Engpässen im Arbeitsprozess? Was dauert zu lange?", fordert Ziemendorf zur Gewissensprüfung auf. Warum sie hamstern. Was Chaoten zur Unordnung bewegt hat Cynthia Townley Ewer, Initiatorin der Internetseite www.organizedhome.com und Buchautorin von "Nie wieder Chaos" erforscht und fünf Typen charakterisiert. Der "Hamster" sammelt Dinge, weil er sie vielleicht noch brauchen kann. Irgendwann. Der "Verdränger" verschiebt Entscheidungen – und Taten lieber aufmorgen. Der "Rebell" will sich in kein Schema pressen lassen, während der "Perfektionist" auf der Suche nach der perfekten Ordnung ist und der "Nostalgiker" sentimental an jedem alten Stück hängt. Ihr Rat? Erkennen, wer man ist, bevor man Licht ins Chaos bringt.

Planen mit System. Eine Strategie, die nicht wirklich neu, aber trotzdem effektiv ist. Ziemendorf rät zu Planungssystemen, also Kalendern oder Palm–Organizern: "Sie helfen Ihnen, die zur Verfügung stehende Zeit optimal auszunutzen". Und: Notieren Sie alles, was Sie morgen erledigen möchten.